O que é uma nota fiscal denegada?

Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NF-e, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada. 

Dizer que a nota fiscal eletrônica foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NF-e e ela não pode ser faturada / autorizada.

Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização. O status é definitivo e o número da nota fiscal eletrônica não pode ser usado para emitir outra nota fiscal ou retransmitir a mesma. 

A Sefaz avisa que a nota fiscal eletrônica foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fiscal fica gravada nos seus registros.

Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada. 

Do ponto de vista da contabilidade, a nota fiscal eletrônica precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

Como solucionar a nota fiscal denegada?

Para resolver em caso de irregularidade fiscal do emitente, é necessário que o mesmo entre em contato com a Sefaz e regularize a sua situação.

Já nos casos onde a nota fiscal é denegada por irregularidade fiscal do destinatário ou não habilitado a operar na UF, o emissor precisa entrar em contato com o fornecedor ou cliente, informar que a nota fiscal emitida foi denegada e orientá-lo a entrar em contato com o Fisco e verificar as irregularidades. 

Conversar com cada fornecedor ou cliente individualmente pode ser uma saída quando o número de notas emitidas é pequeno. Em casos de alta demanda, o processo manual exige um esforço grande que pode travar a produtividade do usuário. 

Para evitar que a nota seja denegada, o emissor pode ver se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada. É possível fazer essa consulta por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte.

Se o destinatário estiver com o status “não habilitado” é porque precisa resolver pendências com o Fisco. Caso ele esteja habilitado, significa que sua situação está regular. 

É importante dizer que apenas o destinatário é capaz de resolver a irregularidade que tem com o Fisco. O máximo que o emissor da nota pode fazer é alertar a outra parte sobre o problema. 

Sugerimos verificar com a sua contabilidade se a irregularidade é da sua empresa ou do destinatário da NFe. Talvez seja melhor tirar essa dúvida com eles antes de emitir novas notas fiscais."